Timemanagement wo 25 januari 2017

Inleiding

In de vorige BLOG heb ik de redenen om mijn persoonlijke effectiviteit aan te pakken beschreven. In deze BLOG geef ik aan met welke uitgangspunten ik ga beginnen. Het doel is om jou mee te laten kijken en er wat van op te steken en ik verwacht vooral dat het me helpt om nog scherper te krijgen waar mijn verbeter punten liggen. En wie weet heb jij goede TIPS voor mij?

Mijn vier aandachtsgebieden:

• TimeManagement
• Resultaat gericht denken
• Draaiboek en plannen
• Focus

TimeManagement

Het belangrijkste wat ik geleerd heb van timemanagement is om de dingen maar één keer te doen. Ken je dat? Je krijgt een email, je leest hem snel en besluit dan dat je nu geen tijd hebt. Het volgende moment lees je de mail opnieuw en mogelijk heb je dan weer geen tijd. Zo zijn er van die vervelende mailberichten die je wel vijf keer kunt lezen zonder er iets mee te doen. Mijn aanpak is dat als een actie minder dan 2 minuten tijd kost om het gelijk op te lossen. De volgende keer de mail opnieuw lezen en bedenken wat je doet kost ook een minuut plus de 2 minuten uitwerken van de actie. Het loont niet om uit te stellen. Gelijk aanpakken en verwerken. Dat betekend wel dat je alleen je email kunt gaan lezen als je ook daadwerkelijk 10 minuten de tijd hebt om die korte acties uit te werken. Geen tijd geen email. Het gebeurt niet vaak, maar zo kan het nu gebeuren dat ik een hele dag geen email lees (rust).

Om te voorkomen dat ik email berichten te vaak weer zie zorg ik er voor dat deze leeg is (wordt). Gelezen email berichten gaan naar de prullenbak of bewaar box. Een echte aanrader, mijn ervaring is dat het rust geeft om te weten dat de emailbox leeg is. Voor mij werkt dat alleen als dit heel effectief kan. Om die reden heb ik een toets (shortcut) om berichten naar de inbox te verplaatsen. Verwijderen gaat heet makkelijk met de delete toets. Volgende week zal ik een BLOG maken hoe je deze functie op een MAC computer maakt.

Resultaat gericht denken

Voor mij werkt het om te denken in resultaten. Waarom deze actie en wat levert het op. Daarbij hoort ook om te kijken of de actie wel bij je hoort en welke prioriteit het krijgt. Een praktisch model hiervoor is de eisenhouwer matrix. Dat helpt bij het stellen van prioriteiten. Het denken in resultaten geeft richting. ook al is het nog niet helemaal duidelijk, je gaat de goede kant op, stap voor stap.

Draaiboek

Als het doel bekend kan ik het opknippen in kleinere hapklare brokken. Er is ook echt studie naar gedaan. Dat heb ik op het internet niet kunnen vinden, maar ik kan uit eigen ervaring vertellen; het is heerlijk om in de wereld te belanden van het afvinken. Af en toe heb ik zo’n dag dat er heel veel moet gebeuren met allemaal kleine taken. Aan het einde van de dag kan je met een voldaan gevoel terug kijken. Het geeft gewoon een goed gevoel als je weet dat je dat alle taken volbracht zijn. Het geeft energie.

Focus

Dit is een nieuwe terrein voor me, en ik verwacht er veel van. Vooral rust, maar tegelijk ook de voldoening van het afvinken. Onder focus versta ik: één ding doen in voldoende tijd. Van machines weten we het, ze hebben een omstel-tijd. Bij het veranderen van het ene product naar de ander moeten we de machine aanpassen. Dit kost tijd waarin we niet produceren. En eigenlijk wel logisch maar wij mensen hebben dat ook. En verlies van tijd blijkt veel hoger te zijn dan je in eerste instantie verwacht. Dus even de telefoon tussendoor opnemen. Toch even kijken naar dat plingeltje van Facebook, wie heeft wat verzonden. Ik heb er voor gekozen om niet meer alles automatisch binnen te laten komen. Geen geluid meer op binnenkomende chats, handmatig email ophalen.

Wat ik nu ga doen is: het opknippen van taken naar brokken van 50 minuten en dan 10 minuten tijd voor koffie/pauze of berichtjes versturen.

volgende week verder, nog een hele fijne dag